Внедрение Битрикс24 в международную логистическую компанию

Краткая информация о клиенте

ООО ВК-Транс — компания с 17-летним опытом на рынке международных автомобильных перевозок из Европы в СНГ, основанная в 2008 году. Благодаря профессионализму команды и отлаженным процессам, компания обеспечивает стабильные и предсказуемые результаты для своих клиентов.

• Сотрудников: более 70, активно использующих Битрикс24.
• Основное направление: логистика и международные грузоперевозки.

Задачи клиента

ООО ВК-Транс обратилось к Smart-CG для решения ключевых операционных и управленческих задач:

• Оптимизация воронки продаж и операционных процессов обработки заявок.
• Быстрый анализ эффективности менеджеров и объёма продаж.
• Улучшение доступа сотрудников к базе клиентов и удобство её использования.
• Повышение взаимодействия между отделами компании.
• Разделение потоков информации для защиты конфиденциальности данных клиентов.
• Обеспечение руководства актуальной информацией о занятости сотрудников и ходе сделок.
• Автоматизация сопровождения повторных продаж для увеличения их числа.
• Интеграция с несколькими сервисами IP-телефонии, работающими в разных регионах.

Решение и этапы реализации

Для проекта выбрана «Коробочная» версия Битрикс24 с установкой на сервер клиента. Smart-CG провела три встречи с клиентом для анализа существующих процессов, составления технического задания и определения точек оптимизации.

• Сервер установлен и настроен за 5 рабочих дней для обеспечения стабильной работы портала.
• Выполнены настройки серверного и сетевого оборудования для повышения безопасности данных в CRM и на сервере.
• Создана организационная структура с отделами и подотделами, добавлены все 70+ сотрудников с распределением по ролям.
• Настроена CRM: разработаны воронки продаж, оптимизированы стадии сделок, добавлено более 100 пользовательских полей для детального учёта данных.
• Организовано раздельное хранение информации о клиентах и подрядчиках для защиты данных.
• Разработан сценарий передачи задач на расчёт стоимости перевозки с использованием конструктора бизнес-процессов, задач, REST API и JS.
• Отключён беззвучный режим в задачах для своевременной доставки уведомлений сотрудникам.
• Настроен автоматический расчёт прибыли по сделкам с учётом расходов.
• Добавлено более 20 роботов для сопровождения сделок: автоматические напоминания, задачи и перемещение по стадиям.
• Создана база знаний с инструкциями по работе в системе, доступная всем сотрудникам.
• Проведено трёхэтапное обучение: базовый курс (чаты, задачи, новости), углублённое изучение CRM и практические семинары для региональных офисов.

Для поддержки сотрудников Smart-CG разместила обучающие видео в закрытом плейлисте на YouTube-канале, подробно объясняющие работу с порталом.

Результаты и дальнейшие планы

Проект реализован за 4,5 месяца: первый месяц — оцифровка процессов отдела продаж в Беларуси (настройка воронки, подключение почты, базовые отчёты), следующие 3,5 месяца — доработки сценариев и обучение сотрудников из разных регионов. Достигнуто:

• Оптимизация ключевых процессов, что сократило время принятия решений на 30% благодаря аналитике в реальном времени.
• Сокращение времени обработки заявок на 20% за счёт автоматической постановки задач.
• Активное использование модулей «Лента новостей», «HR-департамент», «CRM», «Рабочие группы» и «Задачи/Проекты».
• Составлен бэк-лог доработок, запланирована интеграция с 1С и другими сервисами для углубления автоматизации.
• Создано единое цифровое пространство для всех отделов, включая удалённых сотрудников с мобильных устройств.
• Руководство имеет доступ к актуальным данным о сделках и загруженности сотрудников.

На текущий момент ВК-Транс планирует интеграцию с дополнительными программными продуктами для расширения функционала CRM и объединения процессов в едином пространстве.

Команда Smart-CG под руководством Ивана оперативно организовала внедрение Битрикс24. За 4,5 месяца мы получили эффективную систему, где сотрудники работают слаженно, а руководители контролируют процессы в реальном времени.

Виктор Крус, генеральный директор ООО ВК-Транс